Tres años de conciliación manual. 42 semanas de registro para demostrar que había otra forma.

El cuello de botella que nadie miraba

En Pampling había un atasco silencioso. Durante años, la conciliación bancaria y la contabilización de facturas se hacían a mano. Un proceso que en muchas empresas ya está automatizado, pero que aquí llevaba más de tres años sin abordarse.

El resultado era el previsible: horas consumidas, foco puesto en lo operativo y poco margen para aportar valor en otras áreas del negocio. Nada se rompía. Simplemente, nadie tenía tiempo para arreglarlo.

Hace aproximadamente un año se tomó una decisión clave: trasladar estas tareas a StarOffice de forma gradual, sin fricciones y sin impacto en el día a día. Primero se incorporó Fernando. Más tarde, Silvia. Ambos venezolanos, ambos con experiencia en contabilidad española, ambos trabajando en remoto e integrados en el equipo.

Qué cuentan las 42 barras

El gráfico de arriba no es una proyección ni una estimación de venta: es la hoja de cálculo que Fernando y Silvia rellenan cada semana, tal cual.

Y cuenta dos cosas. La primera es la curva de aprendizaje: de febrero a junio, Fernando promedia 184 registros semanales mientras aprende el flujo real de Pampling. A partir de julio, ya con el proceso dominado, el promedio salta a 1.604 por semana, con picos de más de 2.500. No es que trabajara ocho veces más: es que ya no necesitaba preguntar.

La segunda es menos vistosa y más importante: la línea no se rompe. Semana tras semana, durante diez meses, el trabajo sale. Eso —y no un titular— es lo que un director financiero necesita ver antes de soltar un proceso crítico.

El movimiento que no se ve en el gráfico

Mientras Fernando y Silvia consolidaban estas funciones —y hasta siete tareas operativas y manuales adicionales dentro del área financiera—, las personas que antes hacían este trabajo pudieron evolucionar hacia funciones de mayor valor añadido.

Ese es el intercambio real. Nadie sobraba. Lo que sobraba era el trabajo manual.

Y además: el puente hacia la automatización

Pampling está ya en pleno proyecto de implantación de su nuevo ERP, que culminará en los próximos tres o cuatro meses. Gracias a este trabajo previo, la transición del proceso manual al automatizado se está haciendo con conocimiento, con datos y con personas que dominan el flujo real.

Automatizar un proceso que no entiendes es la forma más rápida de industrializar tus errores. Documentarlo primero, y automatizarlo después, es lo que convierte un proyecto de ERP en algo que sale bien.